Kompleksowe oprogramowanie wspomagające system jakości

Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi. Jeśli na liście nie ma pytania, które się Państwu nasunęło, prosimy o kontakt.

• Chciałbym, aby system był łatwo dostępny w naszej firmie, aby pracownicy byli w stanie sami go zainstalować. Jak to jest z Waszym produktem?

  Nasze oprogramowanie jest internetowe, nie trzeba go instalować na komputerach użytkowników. Po zainstalowaniu na serwerze wystarczy otworzyć przeglądarkę internetową na odpowiednim adresie i zalogować się do systemu otrzymanym od administratora loginem.

• Chcielibyśmy w naszej firmie badać przyczyny reklamacji. Czy ten system ma jakieś funkcję oprócz samej rejestracji reklamacji?

  Każda reklamacja (niezgodność zewnętrzna) ma możliwość identyfikowania przyczyn oraz ewidencji działań przeprowadzanych w ramach jej obsługi, łącznie ze zgłaszaniem wykrytych niezgodności wewnętrznych.

• Czy harmonogram audytów zdefiniowany w systemie może być widoczny dla wszystkich pracowników?

  Dostęp do poszczególnych obiektów jest uzależniony od uprawnień użytkowników. Jeśli uprawnienie podglądu harmonogramów jest włączone, to użytkownik może otworzyć metrykę harmonogramu.

• Chcielibyśmy mieć możliwość przeszukiwania zawartości dokumentów, które gromadzimy. Czy program ma taką opcję?

  System ma wbudowaną wyszukiwarkę, która potrafi szukać po zawartości tekstowej dokumentów załączonych. Muszą to być pliki tekstowe.

• Czy dostępna jest instrukcja obsługi do systemu? Czy muszę zamawiać szkolenie w firmie Galactica?

  Instrukcja obsługi dostępna jest online w module Baza wiedzy, a także na każdej metryce jest ikonka ? prezentująca pomoc do danego zagadnienia, więc osoby sprawnie posługujące się myszką komputerową, nie powinny mieć problemów w jej zrozumieniu. Zaleca się jednak proste szkolenia, aby użytkownicy zrozumieli system globalnie i otrzymali wskazówki, które zagwarantują wypracowanie najszybszych metod prowadzenia procesów przetwarzania danych w systemie.

• Mam stary komputer, czy Hydra będzie działała bez problemów?

  Do obsługi oprogramowania wymagany jest dostęp do Internetu oraz przeglądarka internetowa o dość świeżej wersji. Starajmy się aktualizować przeglądarki do najnowszych wersji, co gwarantuje przyspieszenie ich działania nawet na najstarszych komputerach.

• W naszej firmie występuje wiele różnych źródeł powstawania niezgodności. Czy ten program do niezgodności poradzi sobie z tym?

  Niezgodność może mieć wskazaną przyczynę (zdefiniowana baza przyczyn), opis przyczyny, jak również może być powiązana z innym obiektem, w wyniku którego obsługi została wykryta, np. z wyrobem, audytem, procesem czy dokumentem.

• Dlaczego rozwiązania firmy Galactica wypadają tak korzystnie na tle konkurencji?

  Meritum sprawy jest prostota obsługi systemu i skupienie się na funkcjach, z których rzeczywiście użytkownicy będą korzystać. System został opracowany tak, aby nie przytłaczać nadmiarem funkcjonalności, których w większości przypadków po prostu się nie używa. System jest zbudowany dla ludzi, więc ma być zarazem prosty i funkcjonalny, a żeby to osiągnąć, trzeba mieć duże doświadczenie w pracy i wdrażaniu takich systemów, co charakteryzuje zespół Galactica. Bazując na tym doświadczeniu udaje nam się tworzyć systemy nie wymagające dziesiątek tysięcy godzin programistycznych, co przekłada się na końcową cenę. Oczywiście na życzenie klienta możemy oprogramować co tylko sobie życzy, aby sprostać jego wymaganiom.

• Chciałbym, aby nasi pracownicy nie mogli zmieniać dokumentacji systemowej, a jedynie ją tylko przeglądali. Czy można tak ustawić dostęp?

  Funkcja uprawnień użytkownika pozwala odpowiednio dostosować profil użytkownika, aby miał dostęp tylko do wskazanych obiektów. Poza tym każdy dokument w swojej metryce ma określonych uprawnionych użytkowników.

• Czy system gromadzi także archiwalne kopie poszczególnych dokumentów?

  W metryce dokumentu mogą być zebrane wszystkie jego wersje, np. jedna aktualna, a reszta archiwalne. Reguluje to odpowiedni status pliku.

• Nasze laboratorium często wysyła narzędzia do sprawdzenia na zewnątrz. Czy program do narzędzi ma jakieś przypomnienie, że narzędzie powinno mieć już wykonaną kalibrację?

  Rejestr działań (moduł Działań) zawiera wszystkie zarejestrowane operacje na obiektach technicznych. Posiada ona odpowiednie filtry pokazujące np. tylko te działania, w przypadku których przekroczono planowany termin zwrotu.

• Mamy bardzo rozbudowaną bazę danych. Czy wasz system do ISO działa sprawnie przy dużej ilości danych?

  Serwer bazodanowy potrafi obsłużyć ogromne ilości danych. Bardzo wiele zależy od wydajności sprzętu, dlatego sprawna maszyna to podstawa. Jeśli ten warunek jest spełniony, to nie musimy martwić się o czas obsługi zapytań przy dużych obciążeniach, bo będzie on znikomy.

• Czy wasz program ma funkcję, dzięki której można wykonać mapę procesów?

  Tak, dokonuje się tego w module Procesy.

• Czy wasz system informuje, które dokumenty są aktualne oraz kto i kiedy wykonał aktualizację dokumentu?

  Tak, system posiada dziennik zdarzeń większości obiektów. W dzienniku rejestrowane są działania na obiektach.

• Czy do niezgodności mogę przypiąć zdjęcia obrazujące podstawę reklamacji?

  Do metryki niezgodności można dodawać grafiki lub inne pliki jako załączniki.

• Czy system posiada raport 8D?

  Raport 8D powinien być załączony jako załącznik do danej niezgodności. Każdy użytkownik systemu może więc używać własnego szablonu (np. przygotowanego w pliku .docx). Edycja i uzupełnianie raportu odbywa się poprzez edycję załącznika w przeglądarce systemowej.

• Czy wasz system zezwala na powiązania niezgodności?

  Tak, każda niezgodność posiada listę niezgodności powiązanych. Powiązania kreuje użytkownik.

• Czy oprogramowanie pozwala rejestrować działania, które nie są powiązane z niezgodnościami ani z innymi obiektami?

  Tak, system posiada możliwość tworzenia działań niezwiązanych, można więc ad-hoc wprowadzać nowe działania (np zadania dla pracowników).

• Widzieliśmy w wersji demo Waszego oprogramowania listy wyboru. Czy jako użytkownik systemu mam możliwość wprowadzania zmian?

  Użytkownik z uprawnieniami administratora może w pełni zarządzać listami słownikowymi.

• Czy Wasz system do audytów informuje o zbliżających się terminach audytów?

  Tak. System powiadomień odpowiednio informuje właściwe osoby o zbliżających się audytach.

• Czy w Waszym systemie ISO można dodawać opinię do dokumentów?

  Oczywiście, odpowiedni użytkownik jest informowany przez system o konieczności opiniowania dokumentu. Można też dodać opinię ad-hoc, wystarczy mieć takie uprawnienia. Dodatkowo dokument może podlegać procesowi zatwierdzania działającego podobnie jak opiniowanie.

• Czy w Waszym systemie jest możliwość ustawienia opcji bezpieczeństwa tak, aby każdy użytkownik programu widział wyłącznie te funkcje, na których pracuje?

  Administrator posiada panel do zarządzania uprawnieniami użytkowników, gdzie może odpowiednio regulować poziomem dostępu. Z kolei polisa serwisowa gwarantuje pomoc serwisu Galactica w razie potrzeby.

• W jaki sposób realizuje się kontrolę jakości dostaw?

  Kontrola jakości opiera się na planie kontroli. Z planu tego pobierane są odpowiednie wartości do przeprowadzenia kontroli jakości dostawy dla podanej liczby dostarczonych elementów. Kontrolę przeprowadza się umieszczając wyniki na wcześniej zdefiniowanych kartach kontroli. Możemy oczywiście przeprowadzać kontrole dla próbki definiowanej przez użytkownika lub dla całości dostawy.

• Czy waszym programie do ISO można generować raporty wg wskazanych parametrów, czy są one ustawione fabrycznie, czy mogą być dostosowane do naszych potrzeb?

  W wersji fabrycznej system posiada swój zestaw raportów do wykorzystania. System może również posiadać dowolną ilość dedykowanych raportów. Na etapie wdrożenia ustalamy z Klientem, jakie raporty będą potrzebne do obsługi systemu.

• Mamy bazę dokumentów składających się z różnego rodzaju plików. Czy do Waszego systemu ISO można załączać pliki w każdym formacie?

  Pliki można załączać w każdym formacie. Z kolei edycja online możliwa jest dla plików z otwartym trybem edycji i obsługiwanych przez edytor online - np. xls, doc, inne. Pliki pdf z kolei mogą być tylko odczytywane lub pobierane przez użytkownika.

• Zależy nam na prawidłowym przepływie informacji wewnątrz naszej firmy. Jak ten temat jest rozwiązany w Waszym systemie do zarządzania jakością?

  System posiada odpowiednio zaprojektowaną strukturę powiadomień, aby każdy zainteresowany użytkownik otrzymał szybko potrzebne informacje o zadaniach do zrealizowania czy o ważnych wydarzeniach.